АО «Центр Информатизации РМ» - Такском-Файлер: электронный документооборот

Электроника

 
19 | 03 | 2024
Подписка

Такском-Файлер: электронный документооборот

Электронные счета-фактуры: бухгалтерия по новым правилам

Возможность использовать электронные документы появилась у компаний еще в 2002 году, когда был принят закон «Об электронной цифровой подписи». Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями, сегодня могут использоваться в электронном виде. Отправляются такие документы не по почте или с курьером, а по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет).

Долгое время единственным исключением в этом процессе были электронные счета-фактуры, для которых была предусмотрена только бумажная форма. Однако после того, как в 2010 году был разрешен к применению электронный формат счета-фактуры, он оказался в обиходе наравне с бумажным документом.

Совместно с Минфином и ФНС России по поручению Правительства РФ Компания «Такском» апробировала систему по обмену электронными счетами-фактурами еще в 2009 году, когда стала разработчиком концепции и оператором пилотного проекта по обмену электронными счетами-фактурами.

Результат – изменения в действующее законодательство.

Приоритет классического, привычного счета-фактуры над электронным аналогом законодательством не установлен. Однако, чтобы не возникло противоречий при наличии двух оригиналов документов в электронном и в бумажном виде, стороны сделки могут сами договориться о том, какой из них будет иметь приоритет.

Преимущества электронных счетов-фактур

Можно выделить несколько преимуществ использования электронных счетов-фактур. Во-первых, скорость доставки документов. Всем известно, что процесс доставки документов по почте может затягиваться на месяцы. Электронные же документы доставляются по Интернету мгновенно, со скоростью света, в любое время суток. Это и гарантия доставки, если пользоваться услугами квалифицированного оператора, который будет обеспечивать подтверждение доставки.

Во-вторых, электронные документы означают автоматизацию работы бухгалтерии. К примеру, входящие бумажные документы сегодня заводятся в системы учета вручную. Если таких документов на предприятии сотни, то десятки сотрудников бухгалтерии вынуждены заниматься этим рутинным трудом. Электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью, юридически значимы. Они могут существовать только в электронном виде, их не нужно распечатывать, ставить на них печати, содержать бумажный архив. Все документы можно хранить в компьютере или в системе вашего электронного документооборота (в том случае, если оператор гарантирует сохранность).

Третье важное преимущество: ЭСФ исключают недостоверность в заполнении документов. К примеру, недостоверность подписей. Ведь документ подписывается только одной цифровой подписью – руководителя или другого работника, уполномоченного подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Подпись главного бухгалтера при этом не нужна (см. постановление № 1137).

Кроме того, ввод ЭСФ позволяет сократить налоговые риски. Это имеет огромное значение для российских организаций. Дело в том, что многие компаний сталкиваются с огромным количеством поставок, каждая из которых оформляется документами, в том числе счетами-фактурами. При неправильно оформленном счете-фактуре или его отсутствии налоговая вправе доначислить НДС. Суммы доначислений могут быть значительны и снижают прибыль компании. В случае использования электронных документов проследить за их наличием и корректностью составления значительно проще.

Обмен электронными счетами-фактурами

Обмен электронными счетами-фактурами осуществляется только через операторов электронного документооборота, которые могут передавать такие файлы по телекоммуникационным каналам связи. Причем такие компании должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к операторам связи по передаче отчетности в электронном виде в налоговые органы (письмо Минфина России от 01.08.2011 г. № 03-07-09/25). Обратите внимание, с организацией, которая будет пересылать ваши электронные счета-фактуры должен быть заключен лицензионный договор на использование программных средств.

Законодатель не запрещает фирмам обмениваться электронными счетами-фактурами как через одного, так и нескольких операторов. При этом существенным условием для выставления и получения цифровых счетов-фактур через разных провайдеров является наличие у них совместимых технических возможностей для передачи документов в электронном виде. На раннем этапе использования систем виртуального документооборота работа с разными операторами может создавать дополнительные сложности, это нужно иметь в виду. Пока компании, передающие данные, применяют различные программно-технические средства, другими словами – отличающееся друг от друга, ПО провайдеров может создавать объективные проблемы и сложности.

Действующая форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137. По сути, сам бланк документа является единым для цифрового и бумажного видов документа – какие либо отличия фактически отсутствуют. В то же время при заполнении ЭСФ необходимо учитывать ряд особенностей, связанных, как с подписанием виртуального документа, так и порядком его выставления.

Особенности электронных счетов-фактур

Что представляет собой электронный счет-фактура (ЭСФ)? Это полноценный документ, как и его бумажный аналог. ЭСФ содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и передан в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах учета. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Процесс работы с электронными счетами-фактурами существенно отличается от работы с бумажными. Требования к процессу выставления и получения электронных счетов-фактур предприятиями закреплены в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП». Помимо изменения в оформлении подписи можно выделить еще несколько основных отличий в работе со счетами-фактурами.

Дата выставления и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в Подтверждении. Именно эта дата и считается датой выставления/получения счета-фактуры, и в соответствии с ней он относится к налоговому периоду. Фиксация даты выставления счета-фактуры означает невозможность выставлять в электронном виде документы «задним числом». Это условие может создавать определенные трудности для организаций, которые, например, фактически могут оценить стоимость оказанных услуг только по происшествии определенного времени.

Факт выставления и получения - еще одно отличие нового Порядка. Счет-фактура считается выставленным только в случае, если продавцом получено извещение о его получении, подписанное покупателем. Это положение, по сути, обязует продавца следить за получением извещений от покупателей, ведь если извещение сформировано не было, или продавец его не получил, электронный счет-фактура не является выставленным, и продавцу придется распечатать бумажный счет-фактуру и направить его в адрес получателя на бумаге. Важно подчеркнуть, что дата получения этого извещения никак не влияет на решение об отнесении счета-фактуры к налоговому периоду.

Процесс работы с недавно появившимися корректировочными счетами-фактурами (КСФ) и исправления счетов-фактур (ИСФ) в электронном и бумажном виде идентичны, поскольку операторы ЭДО реализуют в своих системах требования законодательства (Постановление № 11376). Случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, и когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления, различаются. Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы). Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). В случае изменения стоимости в сторону уменьшения, составляется корректировочный счет-фактура к уменьшению. У продавца такой документ может служить основанием для вычета разницы излишне начисленного НДС, у покупателя по такому документу появится обязательство начислить разницу НДС. В случае же изменения стоимости в сторону увеличения, составляется КСФ к доплате. Здесь ситуация будет противоположной. Все дельты (суммовые разницы) к уменьшению или доплате записываются в КСФ с положительным знаком. Делается это для того, чтобы не возникало вычета сумм при занесении КСФ в Книгах покупок и продаж. Еще одним важным условием составления КСФ, согласно п. 10 ст. 172 НК РФ, является некое согласие сторон, что стоимость будет изменена. Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (в договоре, как двусторонний документ) или в виде уведомления (первичным односторонним документом). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю.

Исправление в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры – исправленный счет-фактура. Нумерация КСФ и ИСФ. Нумерация КСФ и счетов-фактур в рамках одного налогового периода сквозная, а нумерация исправлений в рамках одного счета-фактуры всегда начинается с 1, причем число исправлений не ограничено.

Важный вопрос: как вести учет ЭСФ в Журнале и Книгах? Ранее правила ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур установлены не были. Отсутствовала и рекомендованная печатная форма Журнала. В новом Постановлении №1137, которое пришло на смену Постановлению 914, эти недостатки устранены. Налогоплательщики буду отныне вести один Журнал, состоящий из 2-х частей: часть 1 «выставленные счета-фактуры» и часть 2 «полученные счета-фактуры». Помимо реквизитов счета-фактуры, теперь в Журнале необходимо указывать способ выставления – был ли документ выставлен в бумажном или электронном виде.

Заметим, что в Журнале выставленных СФ есть две графы – дата составления и дата выставления счета-фактуры. Если для бумажного документа эти даты не всегда разделяются, то при выставлении счета-фактуры в электронном виде дату выставления фиксирует независимая третья сторона – оператор.
Еще одна важная особенность регистрации электронных счетов-фактур в Журнале – наличие извещения о получении. Тот самый технологический документ, который автоматически составляется покупателем, когда он подтверждает получение. Если извещения нет, то ни продавец, ни покупатель электронный документ регистрировать в журнале не имеют права.

Форма и порядок составления Книг покупок и продаж существенно не изменились. Продавец регистрирует в Книге продаж счет-фактуру, который выставляет покупателю, покупатель же регистрирует этот счет-фактуру в Книге покупок. Корректировочный счет-фактура к доплате регистрируются продавцом и покупателем как обычно – в Книгах продаж и покупок соответственно. Корректировочный счет-фактура к уменьшению продавцом должен быть занесен в Книгу покупок, а покупателем – в Книгу продаж. Документ регистрируется на сумму разницы.

Виртуальный счет-фактура подписывается только электронной цифровой подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица. При этом, в отличие от бумажного собрата, подпись главного бухгалтера на документе не требуется. Возможность ошибки в виде неуказания расшифровки подписи уполномоченного лица исключается, так как электронный автограф содержит в себе всю необходимую информацию о подписанте.

Электронная цифровая подпись

Алгоритм действий продавца и покупателя для участия в обмене ЭСФ определен в Порядке выставления и получения счетов фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденном приказом Минфина РФ 25 апреля 2011 №50н. Пункт 2.1 документа устанавливает, что для участия в системе виртуального документооборота счетов-фактур стороне сделки необходимо:

  1. получить сертификаты электронной подписи руководителя или иных уполномоченных лиц (выдается удостоверяющим центром, аккредитованным при ФНС России);
  2. оформить и предоставить оператору заявление об участии в цифровом документообороте счетов-фактур;
  3. получить у провайдера идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие необходимые данные для обмена ЭСФ.

Законодательная база

О системе Такском-Файлер

Подключение

Работа в Такском-Файлер

Инструкции

Тарифы

1С-Такском